Die besten KI-Tools für die Besprechungstranskription 2026

Besprechungen liefern stundenlange Aufnahmen – doch ein Großteil ihres Nutzens geht verloren, sobald das Gespräch endet. Jemand muss sich an die Entscheidungen erinnern, Aufgaben nachverfolgen und rekonstruieren, wer was gesagt hat. Ein KI-Tool für die Besprechungstranskription macht aus der Aufnahme stattdessen eine durchsuchbare Dokumentation, die sich teilen lässt.

Inzwischen gibt es zwei Gruppen von Tools: solche, die live an Ihrem Gespräch teilnehmen und in Echtzeit transkribieren, und solche, die eine fertige Aufnahme im Nachhinein verarbeiten. Welche Variante Sie brauchen, hängt davon ab, ob ein Bot an Ihrer Besprechung teilnehmen soll oder ob Sie lieber wie gewohnt aufzeichnen und die Aufnahme anschließend verarbeiten möchten.

Hier finden Sie eine ehrliche Einschätzung der führenden Optionen im Jahr 2026.

PodText

PodText setzt auf die nachträgliche Verarbeitung: Laden Sie Ihre Aufnahme aus Zoom, Teams oder Google Meet hoch und erhalten Sie ein sauberes, durchsuchbares Transkript mit einer KI-generierten Zusammenfassung. An Ihrem Gespräch muss kein Bot teilnehmen.

Die wichtigsten Funktionen:

• Upload fertiger Besprechungsaufnahmen (Zoom, Teams, Meet oder eine gewöhnliche Audio-/Videodatei) mit bis zu 1 GB und 6 Stunden
• KI-Zusammenfassung, Kapitel, Kernaussagen und Zitate zusätzlich zum Transkript
• Abschnitte mit Zeitstempeln, synchronisierte Wiedergabe und Volltextsuche
• Automatische Spracherkennung oder manuelle Auswahl aus 99+ Sprachen
• Export als TXT, Markdown, SRT und VTT

Preise: 60 einmalige Gratisminuten, ohne Kreditkarte. Danach kostet jede Aufnahme 1 Credit pro Minute: Guthabenpakete gibt es ab $10 für 100 Credits, Abos ab $19.99 pro Monat für 500 Credits. Siehe Preise.

Stärken: Da kein Bot am Gespräch teilnimmt, müssen Sie nichts konfigurieren oder Gästen erklären und keine separate Software zur Besprechungsaufzeichnung installieren. Mit der KI-Zusammenfassung und den Kernaussagen lässt sich aus einem 45-minütigen Gespräch schnell eine kurze Entscheidungsliste erstellen. Die breite Sprachunterstützung hilft Teams, deren Besprechungen nicht ausschließlich auf Englisch stattfinden.

Schwächen: Keine Echtzeit-Transkription: Während des Gesprächs sehen Sie keine Untertitel, und die Aufnahme laden Sie erst danach hoch. Es gibt keine Sprecherkennzeichnung und keinen gemeinsamen Team-Arbeitsbereich.

Für Teams, die ihre Besprechungen bereits aufzeichnen und anschließend ein präzises, mehrsprachiges Transkript mit einer brauchbaren Zusammenfassung möchten, ohne einen weiteren Bot ins Gespräch zu holen, ist PodText die überzeugendste Option.

Otter.ai

Otter.ai gehört zu den bekanntesten Anbietern für die Besprechungstranskription und ist auf die Erfassung in Echtzeit ausgerichtet.

Die wichtigsten Funktionen:

• Echtzeit-Transkription während des Gesprächs
• OtterPilot nimmt automatisch an Gesprächen in Zoom, Google Meet und Microsoft Teams teil, um Live-Untertitel zu erfassen
• KI-generierte Besprechungszusammenfassungen (Otter AI Chat / Meeting Gems)
• Sprechererkennung
• Funktionen zur Zusammenarbeit (Kommentare, Hervorhebungen, gemeinsame Arbeitsbereiche)
• Mobile App für Aufnahmen unterwegs

Preise: Der kostenlose Basic-Tarif umfasst 300 Minuten pro Monat, begrenzt auf 30 Minuten pro Gespräch. Pro kostet bei monatlicher Abrechnung $16.99 pro Monat für 1.200 Minuten; bei jährlicher Abrechnung ist der monatliche Preis niedriger. Für Teams gibt es Business-Tarife. (Otter-Preise, Grenzen des Basic-Tarifs)

Stärken: Wenn Sie während des Gesprächs etwas nachlesen möchten, ist es ein echter Vorteil, das Transkript live entstehen zu sehen, statt bis zum Ende warten zu müssen. Die Einbindung in Zoom, Meet und Teams funktioniert nahtlos. Hervorhebungen und Kommentare sind für Teams hilfreich, die ein Gespräch gemeinsam nachbereiten.

Schwächen: Im kostenlosen Tarif bleibt der Teil einer Besprechung, der über 30 Minuten hinausgeht, bis zu einem Upgrade gesperrt. Otter transkribiert sechs Sprachen: Englisch, Spanisch, Französisch, Deutsch, Japanisch und vereinfachtes Chinesisch (unterstützte Sprachen).

Otter.ai ist eine gute Wahl für Teams, die ausdrücklich während des Gesprächs ein live entstehendes Transkript sehen möchten und eine der sechs unterstützten Sprachen verwenden. Auf unserer Seite zur Otter.ai-Alternative finden Sie einen ausführlichen Vergleich der beiden Tools.

Fireflies.ai

Fireflies.ai arbeitet mit einem Bot: Laden Sie ihn zu einer Besprechung ein, und er nimmt automatisch teil, um sie aufzuzeichnen und zu transkribieren.

Die wichtigsten Funktionen:

• Automatische Teilnahme als Bot an geplanten Besprechungen
• KI-Assistent („Ask Fred“) für Fragen zu vergangenen Besprechungen
• CRM-Integrationen (Salesforce, HubSpot und weitere)
• Durchsuchbare Besprechungsbibliothek für das gesamte Team
• Kurze Audioclips zum Teilen wichtiger Gesprächsmomente

Preise: Ein kostenloser Tarif, danach Pro für $10 pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung ($18 bei monatlicher Abrechnung), Business für $19 pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung sowie Enterprise. Mehrere KI-Funktionen, darunter AskFred, nutzen ein monatliches Kontingent an KI-Credits. (Fireflies-Preise)

Stärken: Durch die CRM-Integrationen eignet sich das Tool besonders für Vertriebsteams, die Gesprächsnotizen direkt in ihre Vertriebspipeline übernehmen möchten. Eine durchsuchbare Bibliothek aller bisherigen Teambesprechungen spart viel Zeit, wenn Sie sich an ein bestimmtes Gespräch erinnern möchten.

Schwächen: Manche Teilnehmende empfinden einen sichtbaren Bot im Gespräch als unangenehm. Außerdem kommt eine weitere Software hinzu, über die jeder Gast vorab informiert werden muss. Sobald Sie die Integrationen benötigen, die den eigentlichen Mehrwert ausmachen, steigen die Kosten schnell.

Fireflies.ai passt vor allem zu Vertriebs- und kundenorientierten Teams, die bereits intensiv mit einem CRM arbeiten, und weniger zu Teams, die lieber keinen Bot in ihrer Besprechung haben möchten.

Fathom

Fathom ist ein kostenloses Tool zur Echtzeit-Aufzeichnung von Besprechungen, das bei Vertriebs- und Customer-Success-Teams beliebt geworden ist.

Die wichtigsten Funktionen:

• Echtzeit-Aufzeichnung mit KI-generierten Hervorhebungen
• Automatische Erfassung von Aufgaben und nächsten Schritten
• Teilen von Clips mit einem Klick
• Native Zoom-Integration

Preise: Der kostenlose Tarif ermöglicht unbegrenzte Besprechungsaufzeichnungen und Transkriptionen. Die ausführlicheren KI-Zusammenfassungen sind jedoch auf fünf Gespräche pro Monat begrenzt. Premium hebt diese Grenze auf. Team-Tarife ergänzen gemeinsame Bibliotheken und CRM-Synchronisierung. (Fathom-Preise)

Stärken: Unbegrenzte kostenlose Aufzeichnung und Transkription sind schwer zu übertreffen. Die automatisch erstellten Hervorhebungen ermöglichen eine schnelle Nachbereitung, ohne das Gespräch erneut anzusehen. Wenn Ihr Team bereits intensiv mit Zoom arbeitet, passt Fathom gut dazu.

Schwächen: Fathom zeichnet Besprechungen während ihres Verlaufs auf und ist daher nicht für bereits gespeicherte Aufnahmen ausgelegt. Im kostenlosen Tarif wird nach dem fünften Gespräch eines Monats nur noch eine einfache Zusammenfassungsvorlage verwendet.

Fathom ist einen Versuch wert, wenn Ihr Team einen leistungsfähigen kostenlosen Recorder für Live-Gespräche sucht. Für bereits aufgezeichnete Dateien eignet sich ein uploadbasiertes Tool besser.

Vergleich im Überblick

Funktion	PodText	Otter.ai	Fireflies.ai	Fathom
Echtzeit-Transkription	Nein	Ja	Ja (Bot)	Ja
Bot nimmt am Gespräch teil	Nein	Ja	Ja	Nein
KI-Zusammenfassung	Ja	Ja	Ja	Ja (5 ausführliche Zusammenfassungen pro Monat kostenlos)
Kostenlose Nutzung	60 einmalige Gratisminuten	300 Min./Monat, 30 Min. pro Besprechung	Kostenloser Tarif	Unbegrenzte Aufzeichnung
Sprecherkennzeichnung	Nein	Ja	Ja	Ja
CRM-Integrationen	Nein	Nein	Ja	Ja (kostenpflichtige Tarife)
Transkriptionssprachen	99+	6	Viele	Viele

Die Angaben zu anderen Anbietern stammen von deren eigenen Seiten, die unter „Quellen“ aufgeführt sind, und wurden am 26.09.2026 geprüft. Tarife ändern sich häufig. Prüfen Sie die Angaben deshalb vor dem Kauf.

Welches Tool sollten Sie verwenden?

Die richtige Wahl hängt davon ab, wie Ihr Team bereits arbeitet.

Wenn Sie Besprechungen auf Ihrer gewohnten Plattform aufzeichnen und danach ein präzises, mehrsprachiges Transkript mit einer brauchbaren KI-Zusammenfassung möchten, ohne einen Bot zum Gespräch hinzuzufügen, passt PodText am besten.

Wenn Sie das Transkript während des Gesprächs live mitverfolgen möchten und sich überwiegend auf Englisch besprechen, lohnen sich die Echtzeit-Untertitel von Otter.ai.

Wenn Ihr Vertriebsteam intensiv mit einem CRM arbeitet und Besprechungsnotizen direkt in die Vertriebspipeline übernehmen möchte, machen die Integrationen von Fireflies.ai den Unterschied.

Wenn Ihr Team vor allem Zoom nutzt und einen leistungsfähigen kostenlosen Echtzeit-Recorder sucht, ist Fathom preislich schwer zu schlagen.

Starten Sie mit der Besprechungstranskription von PodText, mit 60 einmaligen Gratisminuten und ohne Kreditkarte, und laden Sie Ihre nächste Besprechungsaufnahme hoch. Den Ablauf von der Aufnahme bis zu teilbaren Notizen finden Sie unter So erstellen Sie automatisch Transkripte für Ihre Besprechungsnotizen.

Quellen

Geprüft am 26.09.2026.

1. Otter.ai, Pricing
2. Otter.ai Help Center, Conversation, import, and app limits on the Basic free plan
3. Otter.ai Help Center, Supported languages
4. Fireflies.ai, Pricing
5. Fathom, Pricing